Biliyorsunuz ki dijital dönüşüm sayesinde özellikle pandemiden sonra, fiziksel olarak gerçekleştirdiğimiz birçok işlemi elektronik ortama taşıdık. Bu işlemlerin kapsamına, elektronik ortamda imza atabilmek de dahil oldu.
BTK’nın yayınladığı rapora göre özellikle pandemi dönemiyle beraber elektronik imza kullanımında ciddi oranda bir artış söz konusu. Bu yazımızda size e-imza kullanmanız için 5 önemli nedenden bahsedeceğiz.
1. Yasal Geçerlilik
Elektronik imza 93/2007 sayılı kanun ile ıslak imza ile aynı yasal geçerliliğe sahiptir. Elektronik imza kanunu mobil imzayı da kapsamaktadır. Dolayısıyla ıslak imza ile yürüttüğünüz tüm süreçlerinizi, elektronik imza veya mobil imzanız ile hızlı, güvenli ve kolay bir şekilde gerçekleştirebilirsiniz.
2. İnkar Edilemezlik
Çoğumuz çevremizde, ıslak imza ile imzalanmış senet, çek, sözleşme gibi belgelerde bazı anlaşmazlıklarından dolayı taraflardan herhangi birinin “Belgeyi ben imzalamadım”, “Belgeyi bu tarihte imzalamadım” gibi beyanlarına şahit olmuşuzdur. Böyle durumlar neticesinde taraflar hukuki yola başvurur. İmzalar bilir kişi tarafından incelenir. Bu süreç de oldukça uzun sürer. Sonuç da her zaman olumlu olmayabilir.
Elektronik imzanın nitelikli elektronik sertifikası ve e-imzalı bir belgenin zaman damgası içermesinden dolayı, e-imza ile imzalanan belgelerde kişinin yukarıda bahsedilen beyanlarda bulunması pek de mümkün değildir. Çünkü bu nitelikli elektronik sertifika ve zaman damgası bilgileri özel imza doğrulama araçları ile görüntülenebilmektedir. Yani belgeyi doğrulayan kişi en temelinde, imzanın hangi tarihte kim tarafından atıldığı gibi bilgilere bu araçlar sayesinde ulaşarak güvenilir bir doğrulama gerçekleştirmiş olur. Elektronik İmza Kanun’unun 7. Maddesinde doğrulama araçlarının sahip olması gereken özellikler belirtilmiştir. Bu maddeye göre imza doğrulama araçları;
- İmzanın doğrulanması için kullanılan verileri, değiştirmeksizin doğrulama yapan kişiye gösteren,
- İmza doğrulama işlemini güvenilir ve kesin bir biçimde çalıştıran ve doğrulama sonuçlarını değiştirmeksizin doğrulama yapan kişiye gösteren,
- Gerektiğinde, imzalanmış verinin güvenilir bir biçimde gösterilmesini sağlayan,
- İmzanın doğrulanması için kullanılan elektronik sertifikanın doğruluğunu ve geçerliliğini güvenilir bir biçimde tespit ederek sonuçlarını değiştirmeksizin doğrulama yapan kişiye gösteren,
- İmza sahibinin kimliğini değiştirmeksizin doğrulama yapan kişiye gösteren,
- İmzanın doğrulanması ile ilgili şartlara etki edecek değişikliklerin tespit edilebilmesini sağlayabilir nitelikte olmalıdır.
Yukarıda bahsedilenler doğrultusunda verilerin güvenilir biçimde doğrulaması yapılabiliyorsa, imzanın inkâr edilmezliği de sağlanmaktadır.
3. Maliyet Tasarrufu
Her yıl tonlarca harcanan kağıt sayısı işletmenizi maddi olarak yıpratmasının yanında, çevre dostu bir anlayış geliştirmenize engel oluyor. Bu kağıtların misyonunu yerine getirip belge niteliği taşıması ile muhafaza etme süreci başlıyor. Ancak yukarıda da bahsettiğimiz gibi sayısı sürekli artmaya devam eden bu belgelerin saklanması için de yüksek arşiv maliyetleri ile karşı karşıya kalınıyor. Bu maliyetlere bir de kargo ve kartuş maliyetleri eklendiğinde durum işin içinden çıkılmaz bir hale geliyor.
e-İmza ile süreçlerinizi yürüttüğünüzde kağıt ve kartuş kullanımının yarattığı masraflardan kurtulmuş olacaksınız. Bununla beraber kargo maliyetleri de ortadan kalkmış olacak.
4. Verimli Zaman Yönetimi
Islak imza ile bir süreç yürüttüğünüzde, belgeyi aynı konumda bulunmadığınız kişilere imzalatmak için kargoda geçirilen süre, zamanı verimli kullanamamak adına önemli bir örnektir.
Kargolama işlemi ardında birçok endişeyi beraberinde getirmektedir:
Belgeyi alan kişi imzacıysa, belgeyi ne zaman imzaladı?
İmzacı değilse, imzacıya iletti mi?
İlettiyse ne zaman iletti?
İmzalaması gereken tüm kişiler belgeyi imzaladı mı?
Belge kimin imzasını bekliyor? gibi soruları cevabını almak çok büyük bir zaman kaybına ve strese sebep oluyor.
Süreç yönetiminde en önemli konulardan biri de zamanı verimli kullanabilmek olduğundan bu hususa özellikle dikkat çekmek gerekiyor.
E-İMZALARIM üzerinden e-imza veya mobil imza ile imzalanacak belgeyi ilgili kişilere dakikalar içinde gönderebilir ve belgenizin imza sürecini kargo işlemine kıyasla çok daha kısa bir sürede tamamlayabilirsiniz.
Aynı zamanda E-İMZALARIM’ da yukarıda bahsettiğimiz tüm soruların cevabını alabileceğiniz bir süreç izleme mekanizması mevcuttur. Yani E-İMZALARIM’da belgenizin imza sürecini anlık ve detaylı bir şekilde izlemeniz mümkün.
5.Muhafaza Etme Kolaylığı
e-İmza veya mobil imza ile imzalanan tüm belgelerin elektronik ortamda arşivlenmesi gerekmektedir. Elektronik arşivleme sayesinde belgelerinizi güvenle saklayabilir ve tüm belgelerinize dilediğiniz konumdan çok hızlı bir şekilde ulaşabilirsiniz.
E-İMZALARIM’da imzalı, imza süreci devam eden, taslak ve iptal durumunda olan tüm süreçleriniz arşivlenir. Süreçlerinize adı ile veya durumlarına göre filtreleyerek ulaşabilirsiniz.
İmzalı belgelerinizi uygulama içinden bilgisayarınıza indirebilirsiniz. Aynı zamanda imzaladığınız belgeler size e-posta yoluyla iletilir. Dolayısıyla imzaladığınız belgelere e-postanızdan da ulaşabilirsiniz.